Switching from Citavi to Zotero
The Citavi Campus license ends in November 2026. Below you will find FAQs, information and practical recommendations for switching to Zotero.
Citavi campus license ends on 30 November 2026
We recommend Zotero as an alternative to Citavi. Zotero is a free open source literature management program that can be used on all common operating systems (Windows, macOS, Linux). You can find more information about Zotero on our website.
We have compiled answers to the most important questions and recommendations for action for you here.
Questions or problems?
Please contact the Reference Management Working Group at literaturverwaltung@sub.uni-goettingen.de
Umzug der Citavi-Projekte zu Zotero – Häufige Fragen
Nach Ablauf der Lizenz hat man auf lokale Projekte noch Lesezugriff, kann sie aber nicht mehr bearbeiten. Auf Cloud-Projekte hat man gar keinen Zugriff mehr. Sichern Sie Ihre Cloud-Projekte daher rechtzeitig.
Citavi bietet neben den Sicherungen im Citavi-Datenformat einige Möglichkeiten, die Projektdaten zu archivieren. Nutzen Sie diese, auch um nach dem Umzug zu Zotero verschiedenartige Korrekturgrundlagen zu haben.
- Tabelle mit Excel-Exportmöglichkeit: Drücken Sie bei geöffnetem Projekt Strg+Alt+T. Die Spalten der Tabelle sind frei wählbar. Sie können hier auch Kurzbelege, Verweise zwischen Titeln, Standorte, Aufgaben u.v.m. sichern.
- Programmteil "Literatur": Literaturliste > Speichern mit zusätzlichen Angaben. Ergebnis: Word-Datei, txt, PDF o.a. (Hier lassen sich auch die Wissenselemente angehängt an die Titel speichern.)
- Programmteil "Wissen": Skript > mit Optionen speichern. Ergebnis: Word-Datei, txt, PDF o.a.
- Programmteil "Aufgaben": Aufgabenliste > alle angezeigten Aufgaben speichern. Ergebnis: Word-Datei, txt, PDF o.a.
Während des Umzugs wird das Projekt zunächst lokal gesichert und anschließend in Zotero importiert. Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie hier (UB Greifswald, mit freundlicher Genehmigung). Die UB Bamberg hat eine Videoanleitung zur Verfügung gestellt.
- Literaturquellen mit allen bibliographischen Angaben sowie Anhänge wie etwa PDF-Dokumente inklusive der Annotationen werden übernommen. Da Zotero kein Untertitelfeld hat, landen Titel und Untertitel dort jedoch zusammen im Titelfeld.
- Wissenselemente (z. B. Zitate und Kommentare) und Aufgaben werden als Notiz abgelegt, Aufgaben erhalten den Tag #todo. Bitte beachten Sie, dass jeweils manuelle Nacharbeiten notwendig sein können. Weitere Informationen erhalten Sie in unseren FAQ sowie in unserer Umzugsanleitung (UB Greifswald, mit freundlicher Genehmigung).
- Schlagwörter werden in Zotero zu Tags.
- Citavi-Kategorien werden über die Ordnerstruktur in Zotero abgebildet. Achten Sie beim Importieren in Zotero darauf, dass die Option "Importierte Sammlungen und Einträge in neue Sammlungen einstellen" ausgewählt ist. Die ursprünglichen Citavi-Kategorien werden dann in Zotero als Untersammlungen angezeigt.
Abbildungen werden nicht übernommen. Bildzitate werden ohne die enthaltene Abbildung übernommen.
Verweise zwischen Literaturquellen bleiben nicht erhalten.
Wissenselemente (z. B. Zitate oder Kommentare) werden als Notiz eingefügt und der jeweiligen Referenz zugeordnet. Die Information, ob es sich z. B. um ein wörtliches Zitat, ein indirektes Zitat, eine Zusammenfassung oder einen Kommentar handelt, wird nicht übernommen. Ebenfalls nicht erhalten bleiben Verlinkungen zur Quelle sowie Zuordnungen zu Kategorien und Schlagwörtern. Wissenselemente können als Notiz in Word eingefügt werden, allerdings ohne die entsprechende Quellenangabe. Bei Bedarf sind daher manuelle Nacharbeiten erforderlich. Beachten Sie hierzu die Anleitung.
Aufgaben werden ebenfalls als Notiz übernommen. Der Bezug zum Titel oder Projekt geht allerdings verloren, sodass eine nachträgliche manuelle Zuordnung erforderlich ist. Hilfreich ist es, das Projekt inkl. der Aufgaben in Tabellenform in Excel archiviert zu haben und hier als Korrekturgrundlage zu nutzen, s.o. "In welcher Form kann ich mein Citavi-Projekt archivieren".
Standorte werden übernommen, wenn Sie allerdings in Citavi mehrere Standorte bei einem Titel erfasst haben, wird nur ein Standort übernommen. Die Ablagebezeichnungen von privaten Sammlungen werden nicht übernommen.
Sammelbände müssen mit den jeweiligen Beiträgen neu verknüpft werden. Beachten Sie hierzu die Anleitung.
Wichtig: Archivieren Sie Ihr Citavi-Projekt so, dass Sie die beim Umzug verlorenen Bezüge und Daten in Zotero ggf. in anderer Form wiederherstellen können. Beachten Sie dazu unsere Hinweise oben zur Archivierung Ihrer Projekte.
Installieren Sie auf Ihrem Rechner ein Programm, das .bak-Dateien entpacken kann. Wir empfehlen Ihnen das Programm 7-Zip.
Sie müssen die Sicherungsdatei .ctv6bak vor dem Import in Zotero unbedingt entpacken. Nutzen Sie dazu das Programm 7-Zip. Entpacken Sie die .ctv6bak-Datei in einen Ordner Ihrer Wahl. Nun können Sie die entpackte .ctv6-Datei in Zotero importieren.
Fragen zu Ihrem Schreibprojekt
Insbesondere wenn Sie noch nicht mit dem Word Add-In gearbeitet haben, ist der Umstieg von Citavi zu Zotero in der Regel problemlos möglich. Hier finden Sie eine Anleitung für den Umstieg von Citavi zu Zotero.
Wenn Sie Citavi bislang nur zum Sammeln von Literatur genutzt haben, ist der Umstieg von Citavi zu Zotero in der Regel problemlos möglich. Hier finden Sie eine Anleitung für den Umstieg von Citavi zu Zotero.
Ein Wechsel von Citavi zu Zotero ist grundsätzlich möglich, allerdings müssen manuelle Nacharbeiten vorgenommen werden. Bitte beachten Sie hierzu die Umzugsanleitung. Hinweise zu den Wissenselementen finden Sie u. a. auf Folie 22.
Wie in der Umzugsanleitung und diesen FAQ beschrieben, wird beim Umzug u. a. die Zuordnung von Wissenselementen zu Kategorien nicht übernommen: Wissenselemente (z. B. Zitate) werden in Zotero als Notiz eingefügt und hängen am jeweiligen Titel. Nur dieser Titel mit den jeweiligen Notizen ist in Zotero den Kategorien zugeordnet. Hier unterscheiden sich Citavi und Zotero.
Wir empfehlen, den Umstieg von Citavi auf Zotero vor der nächsten Schreibphase durchzuführen. Hier finden Sie eine Anleitung für den Wechsel von Citavi zu Zotero.
Literaturangaben in Ihrem Text, die mit Citavi erzeugt wurden, können aktuell nicht automatisiert mit Zotero verknüpft werden. Die sauberste und problemfreiste Lösung ist, alle Quellenangaben neu zu setzen. Hierfür empfiehlt es sich, das Dokument zu kopieren, in der Kopie alle Quellenangaben zu löschen und anschließend mithilfe des Zotero-Plugins neu zu setzen. Das Originaldokument dient dabei als Vorlage.
Nach dem Auslaufen der Campus-Lizenz steht Zotero als kostenlose Alternative zur Verfügung. Hier finden Sie eine Anleitung für den Wechsel von Citavi zu Zotero. Sollte ein Umstieg für Sie nicht in Frage kommen, gibt es außerdem die Möglichkeit, privat eine Citavi-Lizenz zu erwerben.
Derzeit gibt es leider noch keine Möglichkeit, Citavi-Felder in Ihrem Textdokument automatisiert in Zotero-Literaturnachweise umzuwandeln. Die sauberste und problemfreiste Lösung bei einem Wechsel zu Zotero ist, alle Quellenangaben neu zu setzen. Hierfür empfiehlt es sich, das Dokument zu kopieren, in der Kopie alle Quellenangaben zu löschen und anschließend mithilfe des Zotero-Plugins neu zu setzen. Das Originaldokument dient dabei als Vorlage.
Alternativ kann bei der Zitation im Text mit Autor-Jahr-Nachweis oder in Fußnoten einfach mit Zotero weiter zitiert werden. Bitte erstellen Sie auch hier vorher eine Sicherungskopie Ihres Worddokuments. Diejenigen Titel, die ausschließlich mithilfe von Citavi in Ihr Dokument eigefügt wurden, müssen dann über "Add/Edit Bibliography" noch dem Literaturverzeichnis hinzugefügt werden. Bei einem numerischen Zitierstil funktioniert das allerdings nicht und alle Angaben müssen neu gesetzt werden.
Eine Anleitung für den Umzug von Citavi Web zu Zotero stellt die Universitätsbibliothek der TU Berlin zur Verfügung.
Bitte beachten Sie, dass beim Export von Projekten aus Citavi Web nur die Titeldaten, PDF-Dateien und PDF-Markierungen exportiert werden können. Sämtliche Zitate und andere Wissenselemente können nicht übertragen werden. Daher empfehlen wir den Export aus der Citavi Desktopanwendung. Hier finden Sie eine Anleitung für den Wechsel von Citavi zu Zotero.